Para un cliente corporativo que necesitaba organizar y automatizar el proceso de gestión de espacios de oficina, creamos un sistema de reserva de salas de reuniones. La solución reemplazó al obsoleto software Lotus Notes.
Problema empresarial y objetivo del proyecto
En los edificios de oficinas grandes, la reserva de salas de conferencias suele generar conflictos. El sistema anterior del cliente, basado en Lotus Notes, era poco intuitivo y los empleados no tenían la posibilidad de comprobar rápidamente la disponibilidad de la sala directamente frente a su puerta. El objetivo era crear puntos de información físicos en forma de tablets montadas en las entradas de las salas, que se sincronizaran con los calendarios de los empleados en tiempo real.
Solución: sistema Android y panel de administración
Commoditech diseñó e implementó desde cero un software dedicado para tablets Android, conectado a un panel de administración central:
- Aplicación para tablets (Android) – una aplicación que funciona en modo quiosco (acceso bloqueado al sistema operativo). Muestra el estado de la sala (verde: libre, rojo: ocupada), la duración de la reunión actual y la lista de próximas reservas. Permite prolongar o finalizar una reunión al instante directamente desde la pantalla táctil.
- Panel de administración intuitivo (Backend) – un sistema central para gestionar toda la flota de dispositivos. Permite añadir nuevas tablets de forma remota, asignarlas a salas, supervisar el estado de la batería, reiniciar remotamente y actualizar la interfaz.
- Multilingüismo – soporte completo de versiones de idioma, adaptado al entorno corporativo internacional del cliente.
El papel de Commoditech y la integración del sistema
Nuestro trabajo incluyó un soporte tecnológico y de consultoría integral:
- Diseño de la arquitectura del sistema y UX/UI Design pensado en la facilidad de uso (botones grandes y legibles).
- Desarrollo de software para la aplicación cliente (Android Java/Kotlin) y el panel de administración.
- Integración del sistema con la base de datos de reservas de Lotus Notes existente y los servidores Exchange del cliente mediante adaptadores API dedicados.
- Soporte en la selección de hardware y configuración de red (protección de dispositivos contra accesos no autorizados en la oficina).
La implementación del sistema eliminó el problema de las salas vacías (reservas fantasma) y facilitó la planificación de reuniones ad-hoc para los empleados. Si su empresa busca sistemas de oficina dedicados, consulte nuestros servicios de contratación de programadores IT y nuestra selección de modelos de cooperación.
Tecnologías y competencias utilizadas
Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿La aplicación es compatible con calendarios de Microsoft Outlook o Google Calendar?
Sí. Aunque la implementación original se integraba con el sistema Lotus Notes, la arquitectura de la aplicación se basa en una API flexible que se conecta fácilmente con Exchange/Outlook, Google Workspace y otros calendarios empresariales populares.
¿Cómo se protegen las tablets para evitar que los empleados modifiquen la configuración?
La aplicación funciona en el llamado modo Single App Kiosk. Los usuarios solo ven la interfaz de reserva de la sala en la pantalla. La salida de la aplicación o el acceso a la configuración del sistema de la tablet están protegidos por una contraseña de administrador.
¿Quieres saber más sobre nuestro trabajo? Visita la página completa de FAQ de Commoditech.
¿Tienes un desafío similar?
Realizamos proyectos de software dedicados, móviles y web de principio a fin: desde la concepción y UX, pasando por el código, hasta la nube y el mantenimiento.
Ver otros proyectos Hablemos